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Como fazer o fluxo de caixa do seu laboratório

23 set 2016

Como fazer o fluxo de caixa do seu laboratório

Planejamento, controle e organização são ações que norteiam o bom desempenho de qualquer negócio, seja qual for o segmento e o porte do empreendimento. O controle do fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para quem deseja ter as contas em dia, garantindo o registro de todas as transações financeiras de um negócio.

Ter um serviço de laboratório não é uma tarefa tão fácil quanto se pensa que requer conhecimento preciso em diversas áreas. E, mesmo entre todas as obrigações primordiais que este tipo de empreendimento exige, o lado financeiro não deve ser deixado de lado.

Se as finanças não estão em dia, o controle é comprometido, as previsões são realizadas de forma errônea e se torna muito mais estressante trabalhar. Mas como fazer um bom fluxo de caixa para seu laboratório? Quais os erros mais comuns? E como evitar que estes erros possam comprometer uma boa gestão?

Acompanhe o post e fique por dentro de todos os detalhes!

Importância de um fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um importantíssimo instrumento para que empreendedores consigam se manter em funcionamento e, melhor, de forma sustentável. Analisar quanto entra de dinheiro e quanto sai não é apenas o que importa, é preciso saber quando esse dinheiro vai entrar e quando vai sair da empresa.

É através do fluxo de caixa que gestores podem ter certa previsibilidade do que vai ocorrer com a parte financeira do negócio e começar a elaborar medidas preventivas, como fundos de reserva, redução de custos, corte de gastos desnecessários, entre outros.

Como fazer um fluxo de caixa

Para conseguir elaborar um fluxo de caixa é preciso comprometimento e dedicação. O primeiro passo é separar as saídas e as entradas de dinheiro. As saídas de dinheiro podem ser divididas em, pelo menos, três categorias:

  1. Fornecedores: pagamentos efetuados à vista ou a prazo, como no caso de materiais descartáveis, seringas, luvas, entre outros;
  2. Despesas: que podem ser subdivididas ainda em três categorias:
  • Administrativas: papel, caneta, internet, salários, telefone, correio;
  • Comerciais: gastos com marketing, campanhas de divulgação dos serviços do laboratório, no caso de trabalhar com fornecedores de algum material, as comissões;
  • Financeiras: juros, multas e IOF.
  1. Outras saídas: investimentos realizados, amortização de empréstimos e pagamentos de tributos.

Já as entradas estão relacionadas ao que entra de dinheiro, seja pelo pagamento de um exame, de materiais de uso médico ou de qualquer outro tipo de serviço que venha a ser cobrado, seja ele pago à vista ou a prazo.

A operação de registro das entradas e de saídas deve ser realizado diariamente. É por meio da subtração do valor do dinheiro que entrou em caixa com o dinheiro que saiu de caixa, somado ao saldo inicial, que o empreendedor terá acesso ao saldo final do dia.

Este valor deve bater com o que consta nas contas bancárias. Se algo der errado, provavelmente o fluxo de caixa esta sendo elaborado incorretamente.

Erros comuns cometidos na realização do fluxo de caixa

Problemas de gestão financeira são cometidos, principalmente, quando o gestor não realiza um correto acompanhamento do fluxo de caixa. Isso inclui alguns erros clássicos e que podem ocasionar problemas futuros nas finanças, como é o caso de:

  • Não ter disciplina no acompanhamento diário: é preciso ter conhecimento de todos os gastos do laboratório, vencimento de contas e evitar acúmulo de juros e multas — desta forma, o objetivo não é atingido;
  • Não separar as contas de pessoa física das de pessoa jurídica: erro habitual de muitos empreendedores — é preciso separar completamente a vida financeira pessoal e ser rigoroso neste processo ou o negócio está fadado ao fracasso;
  • Não conhecer os prazos: a forma mais eficaz de controlar o seu fluxo de caixa é conhecer profundamente cada prazo estabelecido para recebimentos e pagamentos;
  • Não utilizar um software de gestão: as necessidades de gerar relatórios, conhecer prazos, vencimentos e tantas outras informações exigiu de gestores que houvesse uma melhor adequação quanto ao sistema a ser utilizado para a elaboração do fluxo de caixa. Adotar um bom software na rotina profissional aumenta a eficiência e diminui a possibilidade de erros.

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