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30 mar 2018

11 qualidades para uma boa recepcionista

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As qualidades de uma recepcionista estarão à prova o tempo todo de sua atuação no cotidiano de trabalho. Essas profissionais são o cartão de visita da empresa, interagindo com diversos clientes, lidando com problemas e organizando toda a rotina do local.

Essas qualidades são bastante específicas e indispensáveis, pois garantem que clientes sejam bem atendidos e que o laboratório funcione de maneira adequada, com toda a organização necessária nesse segmento.

Uma postura inadequada é inaceitável. Por isso, determinadas qualidades de uma recepcionista são essenciais para a realização de um bom trabalho. Que tal conferirmos as 11 principais?

1. Proatividade no cotidiano de trabalho

Uma característica fundamental para qualquer profissional e uma das qualidades mais importantes em uma recepcionista é a sua proatividade. Além de serem o primeiro contato de clientes com uma empresa, são elas que cuidam de todo o funcionamento das suas atividades e da sua rotina.

Uma recepcionista precisa saber todas as informações sobre o local, estar à disposição em casos de dúvida, além de estar apta a resolver eventuais problemas que possam surgir.

2. Cordialidade no trato aos clientes

Um dos desafios do trabalho de uma recepcionista é conseguir lidar com pessoas de diversos perfis, sempre de forma amável, principalmente na área laboratorial, em que os pacientes estão mais sensíveis ou fracos por longos períodos de jejum.

É essencial para essa profissional saber contornar situações dramáticas de forma cordial e ser uma referência positiva do nome da empresa que representa.

3. Discrição na atuação

Uma recepcionista precisa lidar com diferentes pessoas diariamente. Classe social, aparência ou etnia não devem ser requisitos para julgar um paciente ou privar alguém de um atendimento.

Manter a discrição é fundamental para o bom trabalho de uma profissional, seja na forma de se relacionar com os clientes e nas conversas com outros colaboradores, seja  até mesmo em relação à sua aparência.

Tendo isso em vista, roupas e unhas discretas, maquiagem leve e poucos acessórios são importantes para manter o foco no que é indispensável no ambiente de trabalho, que é a prestação de um serviço de qualidade.

4. Boa comunicação no atendimento

Se comunicar bem deve ser uma das qualidades de uma recepcionista, que lida com o atendimento de clientes e outros profissionais de uma empresa. Uma linguagem clara e objetiva é essencial na área de saúde, para que não restem dúvidas aos pacientes sobre qualquer procedimento, seja na hora do agendamento, seja ao fazer com que se sintam mais confortáveis na realização de exames.

Sobretudo, alguém que lida com pessoas diferentes, de faixas etárias, condições sociais ou cidades de origem distintas precisa evitar gírias ou palavras muito rebuscadas e, sob hipótese alguma, falar palavrões. É muito importante ter cuidado também com a linguagem escrita. Erros de ortografia podem passar uma imagem de incompetência, não apenas para a profissional, como para a empresa.

5. Organização

Para conseguir lidar com todas as demandas, exames, telefonemas, solicitações e atendimentos ao cliente, é preciso se organizar. Ter uma agenda com datas e horários das atividades permite direcionar o tempo para atender bem os clientes.

Um local em que as coisas estejam sempre à mão e possam ser encontradas facilmente facilita a rotina, agiliza a prestação dos serviços e melhora a qualidade do trabalho de qualquer profissional.

6. Dedicação às suas funções

Pessoas que trabalham na recepção são as principais representantes da imagem de uma empresa. Por isso, é importante “vestir a camisa” desse local e se tornar uma referência de confiança para a gestão e para a qualidade de atendimento.

Manter o sigilo das informações, trabalhar bem em equipe e assumir responsabilidades são as melhores demonstrações de dedicação profissional, e os clientes reconhecem e apreciam esse esforço.

7. Familiaridade com tecnologia

Há cada vez mais sistemas indispensáveis às rotinas de laboratórios de análises clínicas, o que faz necessário o domínio das recepcionistas diante dessas plataformas, já que essas profissionais trabalharão o tempo inteiro com os softwares.

É importante que ela tenha facilidade de se adaptar aos avanços da tecnologia, pois isso será um grande diferencial. Desse modo, qualquer tipo de novo software pode ser implementado sem problemas, já que a recepcionista não terá dificuldades ao operar nessa interface, mantendo o dinamismo no seu trabalho.

8. Boa capacidade de ouvir

Uma boa recepcionista precisa saber ouvir o cliente, para poder colher todas as informações referentes às solicitações de exames. A atenção é um dos principais trunfos de quem ocupa esse cargo, já que todos os dados são relevantes.

É preciso ouvir com cuidado o que o cliente necessita, seus questionamentos e dúvidas, para assim conduzir o atendimento da melhor forma, conseguindo converter esse primeiro contato em um agendamento, além de registrar tudo de maneira adequada para o prosseguimento dos exames.

9. Cuidados com aparência

Quem lida diretamente com o público precisa manter os cuidados com a aparência. Não há exigência relacionada a padrões de beleza. Apenas é importante que a recepcionista se apresente sempre com uma aparência adequada.

Esse detalhe causa uma ótima primeira impressão aos pacientes que chegam ao laboratório, mostrando que o trabalho da recepcionista é feito com todo cuidado e dedicação, sendo uma extensão dos serviços prestados pelos outros profissionais daquele local.

10. Ética no exercício da profissão

A ética no exercício da profissão é fundamental para qualquer cargo, mas ainda se faz mais importante quando esse trabalho é o da recepcionista. Afinal, nessa função, o profissional está em contato direto com importantes dados sobre os pacientes, que devem ser mantidos em sigilo, preservando a identidade e as particularidades de cada um.

Além disso, a recepcionista deve agir com total apoio aos outros profissionais de dentro do laboratório, mantendo a discrição e um comportamento adequado no que diz respeito ao relacionamento com os colegas de trabalho, oferecendo a eles uma relação de confiança e respeito no dia a dia de sua atuação na empresa.

11. Busca por desenvolvimento profissional

Novos aprendizados e desenvolvimento profissional devem sempre estar no horizonte de qualquer tipo de trabalhador. Melhorar seus conhecimentos é a maneira ideal de melhorar habilidades e competências para desempenhar as funções relacionadas ao dia a dia da profissão.

Essa é uma excelente característica para recepcionistas. Iniciar novos estudos, como cursos, e ampliar sua capacidade de trabalho, assim como seu nível cultural são atitudes que trazem muitos benefícios para a atuação, transmitindo maior segurança no atendimento e chegando à excelência no exercício do cargo no cotidiano.

Com foco nessas qualidades de uma recepcionista, é possível contar com uma profissional de alto nível, capaz de conduzir todas as demandas da empresa com competência, atendendo os clientes com eficiência e dedicação.

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