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12 ago 2015

A importância do backup de informações para seu laboratório

Pode até parecer óbvia, mas a importância das informações da sua empresa muitas vezes só é levada a sério quando é tarde demais e os danos podem ser irreversíveis. Se perder dados pessoais já pode ser uma grande dor de cabeça, imagine ter falhas de segurança ou perder informações preciosas sobre seus pacientes, contabilidade e dados gerenciais do laboratório.

Além de um verdadeiro caos administrativo, a perda de informações afetará a rotina de entrega de exames, laudos, histórico de pacientes e de convênios, gerando prejuízo financeiro direto e indireto a curto e médio prazos.

Qual a chance de perder seus dados?

A perda de dados é um fantasma que ronda o mundo moderno, mas até bem pouco tempo a maioria das empresas não se preocupava tanto com ele porque achava que dificilmente dados online seriam perdidos. No entanto, cada vez mais fica evidente a necessidade de fazer um backup seguro, em sistema confiável e criptografado. O tipo de backup oferecido deve ser um dos principais pontos na hora da escolha do sistema de gestão de análises clínicas.

Existem diversas possibilidades para que seus dados sejam perdidos, abaixo listamos algumas das situações que podem acontecer:

  • Problemas físicos (hardware):
    Qualquer computador está sujeito a problemas de hardware, isso pode se dar por problemas de fabricação, mal uso, instalações ruins, desgaste pelo tempo entre outras. Quando o problema acontece no HD que é onde os dados ficam armazenados há grandes chances de perda de dados. Nos demais componentes de máquina o risco é menor mais também existe.
  • Problemas lógicos (software):
    Alguns dos problemas lógicos mais comuns, estão relacionados aos sistemas operacionais que gerenciam todos os programas instalados no computador, inclusive o software de gestão laboratorial. O sistema operacional Windows é o mais difundido no mercado e por isso consequentemente encontramos mais problemas,  que muitas vezes são pontuais afetando apenas uma parte dos dados e outras são mais complexas, exigindo a formatação da máquina. Além de problemas de vírus que é bem comum de acontecer e pode ocasionar danos irrecuperáveis nos dados.
  • Desastres:
    Todos estamos sujeitos a situações inesperadas que acontecem ao longo da  vida, seja pessoal ou em nossa empresa, por isso possuímos seguros de carro, casa, saúde e outros. O problema é que não existe um seguro para os dados, se você não possuir um backup, não existe como recuperá-los. Por isso é uma questão fundamental a ser planejada, pois depois de ocorrido o problema não há mais o que ser feito.

Dicas para proteger os dados do seu laboratório

O risco de perder dados sempre existirá, por melhor que seja a estrutura de segurança montada, porém existem várias maneiras de diminuir esse risco de tal forma que a chance de isso acontecer se torne remota. Abaixo citamos algumas dicas para que sua empresa não sofra este dano irrecuperável.

  • Sistema em nuvem:
    Muitos softwares já possuem a possibilidade de trabalhar com o sistema hospedado na internet, o que tira totalmente a responsabilidade do laboratório sobre seus dados, transferindo diretamente para a empresa que hospeda o sistema. Essas empresas geralmente fazem altos investimentos em redundância de dados, ou seja, seus dados sendo gravados simultaneamente em locais físicos diferentes, fazem também espelhamento de computadores e ainda fazem backups de todas as informações diariamente para garantir que em caso de pane, os dados não se percam.
    Este tipo de estrutura acaba se tornando inviável para empresas de médio e pequeno porte que acabam optando por tercerizar rateando o custo com outras empresas que utilizam o mesmo serviço.
    Lembrando que este tipo de serviço só é aplicável para regiões onde a internet é estável, pois qualquer interrupção na internet derruba o acesso ao sistema.
  • Servidor dedicado com espelhamento:
    Possuir um servidor dedicado com espelhamento de HD é uma das possibilidade para evitar problemas de Hardware, pois quando um HD da pane o outro continua trabalhando normalmente, bastando substituir o que está com defeito e refazer o espelhamento sem a necessidade de parar a empresa.
  • Manter backup fora do computador:
    Os sistemas geralmente fornecem um programa de backup que gera um único arquivo com todos os dados, esse arquivo além de ficar salvo no computador deve ser salvo em outros locais físicos, como hds externos, outros computadores na rede, espaço online para armazenamento de arquivos como Dropbox e Google Drive. Quanto maior a distribuição desse arquivo, menor a chance de perda de dados.

Consulte quem entende do assunto

Prevenir nunca é demais, por isso é fundamental consultar a empresa fornecedora do software para que eles orientem as melhores formas de garantir a segurança dos dados. Não deixa de consultar um técnico local para que em conjunto com a empresa de software possam te orientar na estruturação de hardware ideal para a realidade do seu laboratório. Não seja pego de surpresa e evite problemas maiores para sua empresa e seus clientes.

Quer saber mais, fale com a equipe do Unilab, empresa que já possui duas décadas de experiência no assunto. Clique aqui

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