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30 abr 2018

8 motivos para ter um banco de dados dos clientes em seu laboratório

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Nos últimos anos, a preocupação com a saúde tem crescido. Novas doenças são diagnosticadas diariamente e inúmeros métodos e tratamentos começam a ser testados simultaneamente —  a tecnologia vem sendo uma grande aliada durante todos estes processos. Assim, obter um banco de dados dos clientes se torna uma ação estratégica para gerir melhor o laboratório.

É indiscutível a importância dos serviços laboratoriais para a saúde, tanto no monitoramento quanto na promoção e na recuperação dos pacientes. Laudos clínicos são revelados por análises laboratoriais, podendo intervir a tempo na prevenção e tratamento de diversas patologias e doenças.

Sendo um serviço indispensável, a preocupação em reduzir e eliminar erros deve ser alcançada. Estratégias de gestão da qualidade, por meio da informatização nos laboratórios, otimiza o processo de organização das informações e ajuda no tratamento humanizado, facilitando as estratégias de marketing e de relacionamento com os pacientes.

No post de hoje, vamos mostrar 8 vantagens competitivas que o laboratório conquista ao utilizar a tecnologia a seu favor por meio de um banco de cadastro atualizado e de fácil acesso. Continue a leitura e confira!

1. Garantia da segurança, produtividade e estratégia

A informatização significa um diferencial competitivo entre os laboratórios, que resulta em benefícios em todas os setores: aumento da produtividade, otimização do tempo, maior segurança na emissão dos exames, aumento da qualidade técnica e, principalmente, da qualidade no atendimento aos pacientes.

Quando um laboratório mantém um banco de cadastro atualizado, ele consegue definir o histórico do paciente e conhecer seu perfil. Além disso, não é preciso realizar novamente o cadastro do paciente, já que todas as informações estão armazenadas.

Com um sistema em rede, é possível que os profissionais de todos os setores possam deter as informações sobre o paciente, priorizando o que deve ser levado em conta na hora do atendimento, ou seja, um cadastro atualizado e de fácil acesso fornece uma consulta com maior qualidade e segurança aos profissionais envolvidos, além de maior agilidade para os usuários.

2. Organização eficiente dos dados

O registro correto das informações do paciente é uma grande vantagem para o laboratório. Com um banco de dados, é possível buscar o contato de um paciente para agendamento de exame, seu histórico e suas patologias, além de facilitar a busca e ter uma melhor padronização dos dados.

Também é possível reduzir espaço físico e, ainda, otimizar o tempo que antes era gasto em fichas de papel, que poderiam ser facilmente perdidas ou danificadas. Os dados digitais, quando tratados devidamente, garantem integridade, confidencialidade e inviolabilidade em relação às informações médicas e pessoais dos pacientes.

3. Facilidade de acesso aos resultados

A tecnologia vem contribuindo para gerar uma melhoria no atendimento aos pacientes, fortalecendo os laços de humanização e de acolhimento. Muito mais importante do que prestar os serviços, é prestá-los com qualidade.

Quando o laboratório mantém um cadastro de dados atualizado, ele consegue melhorar os serviços oferecidos aos seus pacientes, como a possibilidade de acessar os resultados de exames pela internet, armazenamento de todo histórico clínico, avisos de datas de exames e remarcações.

Além disso, o acesso aos resultados de exame online reduz o custo de entrega de exames físicos e a concentração de pessoas na recepção, já que não é necessário que o paciente retorne ao laboratório. Assim, os pacientes também são diretamente beneficiados com a tecnologia, uma vez que esta gera conforto e facilidade ao dia a dia.

4. Gestão de relacionamento com o cliente

O ponto central na gestão do relacionamento com o cliente é a busca por um excelente atendimento. Caso isso não ocorra por conta de algum imprevisto, encontrar soluções que possam intermediar a resolução do problema é essencial e indica qualidade no atendimento. Nessa relação, conhecer o perfil do paciente atendido possibilita ao laboratório:

  • identificar cada usuário com suas particularidades, patologias, doenças e necessidades de tratamento;
  • criar um relacionamento sólido entre o laboratório e o paciente — já que cada vez que for preciso realizar qualquer tipo de exame ou procedimento clínico, a atenção exclusiva será recompensada com preferência.

Como resultado da alimentação do banco de dados, os profissionais envolvidos no atendimento possuem as informações do paciente e podem proceder da melhor forma possível. Independentemente do setor, quando os profissionais estão alinhados com esse objetivo, a experiência do paciente no laboratório é sempre satisfatória.

5. Bases sólidas para criar ações de fidelização

Quando o banco de dados é estruturado, ele oferece a possibilidade de realização de ações de fidelização. Diversas iniciativas do laboratório podem ter origem nessas informações. O atendimento personalizado ganha destaque nesse ponto, já que essas bases, quando bem construídas e organizadas, significam conhecimento do público-alvo do marketing, além de proximidade e bom relacionamento com o cliente.

Conhecendo o perfil de consumo dos pacientes, ou seja, quais áreas e procedimentos alcançam maiores demandas, a gestão pode pensar em formas de promover a fidelidade. Assim, o laboratório pode se manter mais próximo, utilizando-se de campanhas, e-mail marketing, etc.

6. Cruzamento efetivo das informações

Sistemas de gestão possibilitam que informações sejam integradas. Pense em todos os estágios os quais as informações atravessam. Nesse caminho, quando não é um processo automatizado, algum detalhe ou observação pode ser perdido, fazendo com que o atendimento não seja aprimorado como poderia.

Quando há um banco de dados dos clientes, as informações ficam centralizadas, podendo serem cruzadas, tanto em caráter de visualização quanto no de edição e acréscimo, por todos os usuários do sistema. Assim, não há espaço para que um ruído na comunicação ou erro no registro produza uma situação prejudicial para o laboratório e/ou paciente.

7. Entrosamento entre os setores do laboratório

Uma boa organização faz com que a empresa funcione como uma engrenagem: uma etapa desencadeando na outra e todas funcionando em harmonia. Nesse sentido, o gerenciamento de diversos setores do laboratório é impactado por meio da implantação do banco de dados.

Se uma informação pode ser checada com mais facilidade por um setor em especial, sem gargalos no entendimento do que é pedido, esse trâmite influencia diretamente na diminuição do tempo de espera, por exemplo.

O uso da tecnologia no laboratório provoca uma reação em cadeia que vai otimizando diversas áreas, resultando na excelência dos processos. A consequência disso é o aumento da satisfação do cliente que, por sua vez, gera lucro para o laboratório, além de fortalecer a imagem positiva dele no mercado.

8. Informações precisas para a tomada de decisão

A tomada de decisão — principalmente quando tratamos a área da saúde e as finanças da empresa — é um fator muito relevante para o sucesso do empreendimento. É sempre importante pensar  sobre como enxugar custos para investir na melhoria dos trabalhos desempenhados.

Ter os dados organizados faz com que você possa gerar esquemas de análises de produtividade e desempenho, além de informações sobre o consumo e vendas dos serviços, como algumas taxas importantes que podem ser calculadas por meio dessa base.

Essas análises são usadas estrategicamente para medir os resultados das ações, auxiliando na tomada de decisão tanto para a abordagem de novas metodologias, quanto para o ajuste das que já são empregadas na atuação do laboratório.

Imagine que a tomada de decisão seja baseada em informações sem fundamentos. Um caos, certo? Mantendo o banco de dados dos clientes ativo, acessível e atualizado, os dados registrados devem ser usados na produção de conhecimento para o laboratório, influenciando diretamente no planejamento das estratégias a serem empregadas.

E a sua gestão, como se relaciona com a tecnologia? Comente no post e compartilhe conosco a sua experiência! Até a próxima.

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