Laboratórios lidam diariamente com dados pessoais, incluindo informações de saúde classificadas pela LGPD como dados pessoais sensíveis. Por isso, estar de acordo com a LGPD não significa apenas contar com um sistema capaz de proteger essas informações.
A tecnologia pode oferecer recursos importantes para o controle e a proteção dos dados, mas a forma como a equipe acessa, utiliza, compartilha e armazena essas informações também faz parte desse processo.
A proteção de dados depende de pessoas, processos e tecnologia trabalhando em conjunto.
Esses cuidados fazem parte da adequação à LGPD, que também envolve definir as finalidades e bases legais do tratamento, informar os pacientes e estabelecer procedimentos para atender aos seus direitos.
LGPD não é apenas uma questão de sistema
Um bom sistema pode ajudar o laboratório a controlar acessos, registrar atividades e organizar informações. Mas ele não impede, sozinho, que um colaborador compartilhe uma senha, envie um dado para a pessoa errada ou forneça informações após uma solicitação suspeita.
Por isso, a adequação à LGPD precisa estar presente nos procedimentos internos e na rotina da equipe.
A pergunta não deve ser apenas “nosso sistema protege os dados?”, mas também:
“Nossa equipe sabe como deve lidar com esses dados?”
1. Defina quem pode acessar cada informação
Nem todos os colaboradores precisam ter acesso aos mesmos dados ou funcionalidades.
As permissões devem estar relacionadas às responsabilidades de cada função. Isso ajuda a evitar acessos desnecessários e facilita o controle sobre as informações disponíveis para cada usuário.
Também é importante revisar os acessos periodicamente e avaliar situações como mudança de função ou desligamento de um colaborador.
2. Oriente a equipe sobre golpes e contatos falsos
Um dos riscos pode estar fora do sistema.
E-mails, ligações e mensagens podem simular contatos de empresas, fornecedores ou até de outros profissionais para tentar obter informações.
Pedidos inesperados de senhas, códigos, dados de clientes ou alterações cadastrais devem ser verificados antes de qualquer ação.
Pare. Confira. Valide.
Se a solicitação parecer diferente do habitual, confirme a informação por um canal oficial antes de fornecer qualquer dado ou realizar uma alteração.
3. Estabeleça regras para compartilhamento de informações
É preciso definir como as informações podem ser compartilhadas e com quem.
Isso envolve situações como envio de documentos, resultados, informações cadastrais e comunicações internas ou externas. Na rotina do laboratório, isso significa conferir o destinatário antes de enviar um laudo, verificar a identidade e a autorização de quem solicita um resultado e seguir os procedimentos definidos para compartilhar informações com laboratórios de apoio.
Ter procedimentos claros reduz a dependência de decisões individuais e ajuda a equipe a saber como agir diante de situações que envolvem dados pessoais.
4. Use senhas individuais e controle os acessos
Compartilhar usuários e senhas dificulta a identificação de quem realizou determinada ação e prejudica a rastreabilidade.
Cada colaborador deve utilizar suas próprias credenciais, evitando senhas anotadas em locais de fácil acesso ou compartilhadas por mensagens.
Quando possível, recursos adicionais de identificação e autenticação também podem contribuir para o controle dos acessos.
5. Saiba o que fazer diante de um incidente
Mesmo com medidas preventivas, uma situação suspeita pode acontecer.
Um colaborador pode clicar em um link indevido, enviar uma informação para o destinatário errado ou perceber uma tentativa de acesso não autorizada.
Por isso, o laboratório precisa ter um procedimento claro para esses casos.
A equipe deve saber quem comunicar, como registrar a ocorrência e quais medidas devem ser tomadas. Quanto mais rápido uma situação for identificada e encaminhada, mais organizada tende a ser a resposta.
O procedimento também deve prever a avaliação da necessidade de comunicar o incidente à ANPD e aos titulares afetados, conforme os critérios e prazos aplicáveis.
6. Evite controles paralelos e informações espalhadas
Planilhas, anotações, arquivos locais e outros controles paralelos podem aumentar a circulação de informações e dificultar o acompanhamento de quem acessa ou altera determinados dados.
Sempre que possível, centralizar as informações em processos estruturados ajuda a reduzir duplicidades e facilita o controle da operação.
Isso não significa que a tecnologia resolva todas as questões relacionadas à LGPD, mas ela pode apoiar a organização dos processos.
7. Treine a equipe e revise os procedimentos
Boas práticas de proteção de dados precisam fazer parte da rotina.
Novos colaboradores devem receber orientações sobre acesso e tratamento de informações. A equipe também precisa ser atualizada quando houver mudanças nos processos ou identificação de novos riscos.
Além disso, procedimentos devem ser revisados periodicamente para acompanhar as necessidades do laboratório.
Tecnologia e pessoas precisam trabalhar juntas
Um sistema de gestão pode oferecer recursos importantes para apoiar a proteção das informações.
No Unilab, funcionalidades como controle de acessos, rastreabilidade, biometria e certificação digital ajudam o laboratório a estruturar processos e acompanhar atividades realizadas no sistema.
Mas esses recursos precisam estar acompanhados de procedimentos internos e uma equipe preparada para utilizá-los corretamente.
A LGPD, na prática, não depende apenas de ter um bom sistema. Depende de saber como as informações devem ser tratadas em cada etapa da rotina.
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