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10 indicadores para medir o desempenho do laboratório

16 out 2015

10 indicadores para medir o desempenho do laboratório

Medir o desempenho do laboratório é certificar-se de sua qualidade em todos os aspectos que são cruciais para o desenvolvimento do negócio. A garantia do seu crescimento depende essencialmente da melhoria contínua e da capacidade de diferenciação. Para isso é fundamental ter a visão do desempenho em diversos aspectos, tanto internos, quanto externos.

Confira os 10 indicadores que podem auxiliar na gestão do seu laboratório:

  1. Satisfação:

    Tendo em vista o mundo globalizado e competitivo das empresas, os laboratórios não devem medir esforços para atender às exigências dos pacientes, que cada vez mais, buscam por laboratórios que estão em constante melhoria na qualidade do atendimento. A maneira mais eficiente de identificar se o laboratório está realizando um bom trabalho é por meio da pesquisa de satisfação. Existem várias formas para aplicação dessa pesquisa, a mais tradicional são formulários impressos, que podem ser respondidos após a coleta (no momento de desjejum) ou na entrega do laudo.

    Os resultados dessas pesquisas precisam ser lançados em um software para que os dados sejam tabulados e se transformem em relatórios. Além do questionário físico, essas pesquisas também podem ser digitais, enviadas por e-mail ou mesmo, disponibilizadas no site do laboratório. Existem diversas ferramentas para geração desses formulários, algumas das mais utilizadas são: Google Formulários, Type Form e SurveyMonkey.

  2. Qualidade:

    Qualidade significa garantia de resultados confiáveis e geração de credibilidade junto a pacientes e médicos. Há várias formas de validar a qualidade dos serviços prestados pelos laboratórios. As mais comumente usadas são os kits de controle de qualidade fornecidos por órgãos como PNCQ (SBAC) e PELM (SBPC). Outra forma, é por meio de certificações que geram selos de qualidade nos processos laboratoriais, conhecidos como acreditações, sendo as mais populares a DIC, ONA e PALC.

  3. Tempo de espera / atendimento:

    Ao buscar melhorar os serviços de atendimento, os laboratórios devem realizar monitoramento diário da quantidade de pacientes atendidos, do tempo médio de espera e de atendimento. Estes são indicadores fundamentais para garantir a satisfação do paciente, considerando que é um momento em que seu humor não está muito bom, uma vez que está em jejum e provavelmente acordou mais cedo do que de costume.
    Para possuir estes indicadores é necessário ter um software que possa gerar uma senha de atendimento e contabilizar o “tempo” desde a chegada do paciente até a finalização do seu atendimento. Uma das ferramentas que possui este recurso é o Unilab, um sistema completo para gestão de laboratórios.

  4. Tempo para realização de exames:

    Existe um relatório – que é uma norma de alguns órgãos de acreditação – chamado TAT (tempo de atendimento total) que mostra  o tempo gasto por exame em cada fase do processo laboratorial (pré-analítico, analítico e pós-analítico). A partir desse relatório, é possível definir metas de tempo para cada fase e conferir se está havendo atrasos e onde eles estão ocorrendo. Verifique com seu fornecedor de LIS se possui este relatório.

  5. Custos do exame:

    Para calcular o custo do exame é necessário levar em consideração os custos diretos e indiretos. Os custos diretos são os insumos utilizados para realização do exame, enquanto os indiretos são as despesas da empresa para viabilizar a realização daquele exame, como: folha de pagamento, manutenção de equipamentos, terceirização, custos fixos em geral, entre outros. Estes custos somados e divididos pelo número de exames realizados no mês dará a informação do custo indireto unitário dos exames no mês. Com esse dado em mãos, pode-se selecionar um exame como Glicose por exemplo, calcular quanto se gasta de insumos para realização da Glicose, somar esse valor  ao custo indireto unitário, o que resultará no custo total desse exame. Esta informação é valiosíssima para o laboratório, pois ela poderá ser lançada em um sistema para gerar por exemplo, relatório de viabilidade de exames por convênios, custo de produção por setor, entre outros.

  6. Faturamento:

    Sendo um dos principais indicadores para gestão laboratorial, o faturamento precisa ser acompanhado constantemente. Para tanto, é fundamental possuir um sistema com gráficos que apresentem em tempo real o nível de faturamento, inclusive com informações como: faturas quitadas, atrasadas, glosas, entre outros.

  7. Consumo por centro de custo:

    Fazer a divisão da empresa por centros de custos é essencial para uma boa gestão do laboratório. Para isso é necessário identificar todos os setores da empresa, desde a bancada (que seriam os setores técnicos) até os postos de coleta. Um exemplo de como ficaria essa divisão seria: Bioquímica, Hematologia, Imunologia, Faturamento, Copa, Recepção, Posto João Paulo II.

    Após realizada essa identificação, é necessário definir a qual centro de custo pertence uma determinada despesa, e caso ela  pertença a mais de um centro, é preciso identificar qual o percentual pertence a cada centro. Por exemplo, a compra de um equipamento de hematologia deve ser relacionada somente ao centro de custo Hematologia. Porém, uma conta de energia pode ser relacionada a vários centros de custos, para isso é preciso definir uma média de quanto cada centro de custo consome de energia e distribuir proporcionalmente.

    Outro aspecto que também precisa ser considerado para o centro de custo é a saída de produtos do estoque, que possibilitará a criação de um relatório de consumo por centro de custo. Este relatório fornece informações específicas sobre onde está sendo gasto o dinheiro da empresa e qual setor do laboratório tem um impacto maior  no orçamento.

  8. Produção por centro de custo:

    Da mesma forma que é preciso controlar o consumo por centro de custo, também é necessário ter informações sobre a sua produção, uma vez que esse dado permite avaliar a viabilidade de um determinado centro de custo (por exemplo, posto de coleta), ao identificar se está gerando mais despesas ou mais receitas para a empresa. Portanto, é fundamental registrar a produtividade por centro de custo, pois a partir desse dado o gestor poder comparar  a produção x consumo, e então, tomar decisões com mais segurança.

  9. Produção por médico:

    A escolha do laboratório em que o paciente fará seus exames sofre uma grande influência do médico pelo qual está sendo atendido. Ter a informação de quantos pacientes cada médico está indicando para o laboratório (produção por médico) é importante para, por exemplo, desenvolver ações de marketing junto aos mesmos. Com estas ações, pode-se fortalecer a relação com médicos que já indicam bastante pacientes, ou ainda, gerar uma aproximação junto àqueles com baixa produtividade, para que passem a fazer mais indicações. Para tanto, é necessário ter um relatório simples que contenha o quanto cada médico contribuiu para o laboratório: por volume de faturamento ou por número de pacientes indicados.

  10. Fluxo de caixa:

    A previsão das receitas x despesas denomina-se fluxo de caixa. Este indicador garante maior precisão das decisões financeiras, pois gera uma visão estimada dos dias de maior receita e maior despesa do laboratório. Este dado permite ainda, identificar tanto a possibilidade do laboratório ficar no vermelho, quanto a data em que isso vai acontecer. Além disso, pode informar qual o melhor dia para organizar parcelas de compras de maior valor, como aquisições de equipamento por exemplo.

    Gestão por indicadores é a maneira mais eficiente de manter a saúde do seu negócio sempre em dia.

    É muito difícil conseguir gerar esses indicadores para o laboratório sem auxílio da tecnologia. Hoje as empresas de softwares laboratoriais (LIS) estão mudando seu perfil: de sistemas que giravam somente em torno dos resultados de exames para sistemas de gestão aplicada. Este novo modelo de serviço está preocupado com o sucesso do negócio em todos os aspectos, desde a parte operacional envolvida na realização do exame até a gestão de maneira geral. O foco é reduzir custo, aumentar produtividade e melhorar processos.

    Quer aplicar estes indicadores sem complicações em seu laboratório? Conheça o Unilab, uma ferramenta completa para gestão laboratorial. Fale com um de nossos consultores e solicite uma apresentação de nossos serviços agora mesmo. Clique aqui