Certamente você já ouviu a expressão “os números falam por si”. E ela nunca foi tão verdadeira como quando se trata de avaliar os resultados da sua gestão. A forma mais exata de saber se seu empreendimento está firme na rota de crescimento desejada é analisar seus indicadores de desempenho, que nada mais são do que métricas referentes aos mais diversos aspectos do funcionamento do laboratório, cobrindo determinados períodos. São esses números que vão revelar, de forma incontestável, se você está atingindo suas metas de performance, além de esclarecer quais pontos precisam de mais atenção e até mesmo intervenção imediata. A análise dos indicadores de desempenho organizacional podem, inclusive, produzir surpresas que a visão macro, embora igualmente importante, não seria capaz de detectar, produzindo por assim dizer um “diagnóstico precoce” dos problemas antes que se tornem muito mais difíceis de solucionar!
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Entre os principais indicadores que interessam diretamente aos laboratórios, podemos incluir:
- Indicadores de produtividade, que avaliam a capacidade produtiva do laboratório permitindo adequar horários e carga de trabalho de forma a reduzir a capacidade ociosa e minimizar a necessidade de horas extras.
- Indicadores financeiros, que permitem visualizar as movimentações financeiras, alertando o gestor para variações sazonais ou permitindo que ele avalie o retorno de ações de marketing.
- Indicadores de auditoria, que servem para aprofundar a investigação sobre processos mais complexos e delicados dentro da dinâmica do laboratório, como disparidades no uso de estoques.
- Indicadores de evolução, que fornecem um histórico do desempenho do empreendimento, permitindo projetar cenários futuros.
Um ponto altamente sensível da gestão em que os indicadores são de grande valia é na análise da produtividade, dizendo respeito diretamente ao desempenho dos seus colaboradores e levando em consideração eficiência e rendimento. E antes que você pense que essas ferramentas podem criar ansiedade e um clima indesejável no laboratório, saiba que muito pelo contrário, a fixação de metas estimula os colaboradores a dar seu melhor, gerando um senso de pertencimento e gratificação diante dos resultados alcançados. Além disso, certamente você já desenvolveu uma cultura voltada para a excelência da performance, e tem investido todo o possível na capacitação e qualificação da sua equipe. No entanto, é preciso juntar as pontas desse processo, conferindo o retorno desse investimento. É aí que entram os indicadores da produtividade da equipe.
Com o Sistema Unilab, você pode ter acesso por exemplo às métricas do tempo de atendimento total, incluindo o tempo que o paciente aguarda para ser atendido. Este é um dado relacionado tanto ao treinamento do pessoal da recepção quanto à logística dessa recepção. Por exemplo, em horários e épocas de maior movimento, pode ser necessário agilizar o cadastro de pacientes, mas isso deve ser feito sem prejudicar a precisão e amplitude das informações coletadas. Nesse caso, o Unilab, além de detectar a deficiência, oferece também alternativas para saná-la, com a possibilidade de uso de cadastro virtual e totem de autoatendimento. Vale notar que, por mais positivo que seja esse aumento na demanda, se não for administrado corretamente ele pode resultar numa percepção negativa para a experiência do paciente. Portanto, fique atento ao desempenho do seu pessoal na linha de frente da recepção.
Como fazer o controle do tempo de atendimento do paciente? Veja aqui!
Já na linha de frente das coletas, um mau desempenho evidenciado pelos indicadores de produtividade relativos a tempo de espera para coletar podem ser o alerta para que o gestor dê mais atenção ao treinamento e reciclagem desse pessoal. Às vezes, rotinas há muito internalizadas dão margem a um exercício desatento das atividades, e cabe investigar melhor o que pode estar ocorrendo. De qualquer forma, o Sistema Unilab pode melhorar também esse aspecto do atendimento, através do módulo de gestão de filas, que permite acompanhamento em tempo real do fluxo de pacientes no aguardo da coleta.
Outros indicadores de desempenho relevantes dizem respeito ao volume de exames realizados, ticket médio, orçamentos convertidos e faturamento por convênio. Eles permitem tomar medidas estratégicas para melhorar esses números, mais uma vez com a assistência de ferramentas disponibilizadas pelo Sistema Unilab. Por exemplo, ao observar um aumento no volume de exames realizados, o gestor pode cruzar esse dado com os números de outros períodos e associá-lo ao contexto de cada momento para descartar fenômenos sazonais, como foi o caso da pandemia. Se o aumento é real, isto é, não é devido a uma inflação temporária da demanda, são grandes as chances de que seus esforços de posicionamento no mercado venham rendendo frutos, e pode ser o momento de pensar em expansão, como a criação de um novo posto de coleta.
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O ticket médio, que equivale ao valor do faturamento dividido pelo total de produtos e serviços comercializados no período, e os orçamentos convertidos (ou seja, aqueles orçamentos que se concretizam numa venda) podem ser relacionados com uma melhor compreensão da sua política de formação de preço, agilidade da equipe comercial e diferenciais oferecidos pelo laboratório, através, entre outras, da prática de benchmarking.
Já a análise do faturamento por convênios pode evidenciar a necessidade de maior atenção a essa fonte de receita. Pode ser preciso organizar os dados do laboratório e designar colaboradores habilitados para cuidar desse assunto. Assim, é possível minimizar as glosas, que acontecem quando informações divergentes causam a recusa do faturamento de convênios, exigindo que o laboratório refaça análise de dados enviados. Isso demanda tempo e muito detalhamento para verificar onde está o erro, tempo . Pode ser, também, que a insatisfação com esse indicador leve à busca pela captação e fidelização de pacientes particulares, lançando mão de melhores estratégias de marketing. E em todos esses momentos, o Sistema Unilab pode fazer toda a diferença em agilidade e precisão de dados.
Já deu para perceber que a produção e análise dos indicadores de desempenho é grandemente facilitada pelo uso de um bom software laboratorial, cuidado sempre presente nos desenvolvimento dos aplicativos Unilab. Agende uma demonstração, e conheça o universo de informação relevante que está ao alcance dos seus dedos!