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24 set 2018

Como medir a produtividade do laboratório de análises clínicas?

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Os indicadores de desempenho ou KPI’s (Key Performance Indicator) são ferramentas importantes da administração. Eles têm o objetivo de medir a produtividade do laboratório, a fim de levantar os resultados das ações propostas e nortear melhorias.

Muitos gestores sonham em ter uma equipe muito produtiva que possa tornar a empresa um empreendimento de alta performance, mas, para que isso seja possível, é imprescindível saber analisar os lances-chave do negócio.

Para ter esse controle, no caso dos laboratórios de análises clínicas, alguns indicadores são essenciais e de natureza estratégica. É sobre isso que falaremos hoje. Quer saber mais? Acompanhe este artigo que preparamos para você!

Por que medir a produtividade do laboratório é importante?

A medição da produtividade do laboratório é super importante para que a gestão consiga acompanhar os indicadores de desempenho e apurar em qual direção a organização está, além de analisar se os resultados obtidos são equivalentes aos planejados, definindo e melhorando estratégias para alcançá-los.

Quando a administração da clínica mantém tudo em ordem nesse aspecto, é como se ela estivesse sempre um passo à frente em relação a possíveis problemas operacionais, já que, nesse processo de levantamento de índices, a direção torna-se próxima do desempenho da equipe, gerenciando relatórios e trabalhando em prol do rendimento.

Quais indicadores de desempenho a gestão deve acompanhar?

Há alguns critérios que você deve considerar na hora de eleger os indicadores para medir a produtividade do laboratório. Veja:

  • clareza de objetivo;
  • simplicidade de mensura;
  • dificuldade de implantação.

O primeiro ponto importante: o índice a ser medido precisa trazer, claramente, à tona o propósito de sua medição: qual é a exata informação que essa coleta de dados vai trazer? Isso faz parte do planejamento e vale sempre a pena lembrar-se de que o planejamento estratégico é a garantia do sucesso das ações.

Depois disso, diante da constatação do valor daquele indicador para o laboratório, coloque em pauta também qual é o grau de complicação para a medição. A forma como você capta os dados faz muita diferença. Por isso, o ideal é automatizar os lançamentos das atividades do laboratório, a fim de resolver esse item.

Por fim, preocupe-se com a implantação. Com o objetivo claríssimo e as ferramentas certas para obter as informações e agrupá-las corretamente para análise, pensar e desenvolver formas de aplicá-lo é importante, até porque, ao realizar isso com maestria, a equipe se engaja juntamente com a gestão, melhorando os resultados de antemão.

Tempo nos níveis de atendimento

O tempo de espera em laboratórios é um fator importantíssimo, que traz reflexos diretamente na experiência do cliente. Ele também simboliza a eficiência com a qual a equipe trabalha e como os processos são desempenhados.

Faça essa medição considerando os períodos mais relevantes para o seu levantamento: diário, quinzenal e mensal. Além disso, você pode juntar as apurações mensais, por exemplo, analisando qual foi o andamento dentro de um trimestre.

Os movimentos a serem considerados podem ser: a espera para ser chamado — na recepção e nos procedimentos —, o tempo de registro do paciente, a demora para realização de coletas etc.

Atrasos nos exames

Prazos são extremamente importantes, ainda mais, quando consultas médicas estão envolvidas. Se, por um lado, manter esse índice positivo para o laboratório significa qualidade no serviço prestado, constatar o atraso das entregas, por outro lado, evidencia um problema no processo.

Ainda sobre esse indicador, entregas terceirizadas também podem — e devem — ser analisadas, a fim de apurar se os serviços colaboram com a alta performance do laboratório, mantendo a boa escolha dos parceiros.

Uma vez que haja um número elevado nos atrasos dos exames, a gestão precisa fazer o caminho de volta, encontrando qual é a causa dessa ocorrência. Assim, soluciona-se o problema desde a raiz.

Faltas nos procedimentos

Pegando um gancho no índice anterior, podemos afirmar: se o indicador é bom, o laboratório pode pensar em formas de potencializar esse aspecto, modernizando o processo e tornando-o cada vez mais ágil e eficiente, tanto para os pacientes quanto internamente.

Essa máxima serve para todos os indicadores, e o absenteísmo é um deles. Os pacientes costumam faltar para as coletas e procedimentos? Principalmente em períodos de maior demanda, não se pode ter uma janela por falta na agenda.

Por isso, acompanhar esse item é importante. Há tecnologias que auxiliam na baixa dele, como o envio de SMS para lembrar do exame, por exemplo. O importante é captar quais pontos desse tipo de atendimento estão carentes e compensá-los.

Ocorrência de retrabalhos

O retrabalho é o vilão da produtividade. Não pensando apenas na recoleta, mas em todos os processos, desde os mais administrativos até os de limpeza e segurança, ter que refazer um trabalho significa que algo não vai bem.

Além de disponibilizar os recursos necessários para que a equipe desempenhe com expertise suas respectivas funções, é trabalho da liderança do laboratório mapear os processos para que haja um padrão a ser atendido.

Essa ação instala uma mentalidade na empresa, por meio da qual todos sabem exatamente o que precisa ser feito, quem pode fazer e como isso deve ser aplicado. O treinamento dos colaboradores é essencial nesse sentido.

Quero gerir um laboratório de alta performance. Por onde devo começar?

O levantamento dos indicadores de desempenho auxiliam para que a gestão tenha a visualização dinâmica do que não anda bem. Assim, os processos e a equipe precisam ser melhorados para que resultados excelentes sejam alcançados.

Para isso, automatize o máximo de tarefas possível, pois essa decisão elimina desperdícios de tempo, erros humanos e desobriga os colaboradores de tarefas que não agregam valor ao negócio, dando abertura para que eles foquem no que é importante.

O objetivo de medir a produtividade do laboratório é ter bases para otimizar a gestão, potencializar a atuação da equipe e os resultados da organização como um todo. Ao saber a real situação do trabalho desempenhado, é possível direcioná-lo com propriedade.

Para alcançar a alta performance, escolha uma ferramenta pronta para atender necessidades específicas do laboratório e não apenas um sistema comum de gestão. Temos a solução completa para vencer esse desafio: entre em contato conosco e tenha acesso!

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