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31 dez 2018

Você sabe o que é compliance e como manter no laboratório?

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Com tantas denúncias de corrupção que assolam nosso país, muitos gestores de laboratórios têm ficado preocupados. Principalmente depois que entrou em vigor a Lei Anticorrupção, em que as empresas são responsabilizadas pelos malfeitos de seus colaboradores. Por isso, muitos estão utilizando uma política chamada compliance.

Essa política significa agir de acordo com alguma regra, ou seja, estar em “compliance” é proceder de acordo com regulamentos e leis internas ou externas. Logo, significa que o laboratório atende as normas dos órgãos reguladores desse tipo de atividade. Neste post, mostraremos alguns passos para implantar essa política em seu laboratório. Acompanhe!

Crie um código de conduta

Para intimidar malfeitos, o primeiro passo é criar um código de condutas — deixando bem claro quais são as normas que os colaboradores devem seguir e se orientar, tanto no que tange a relação com os funcionários quanto com fornecedores externos. A melhor forma de diminuir os riscos de colaboradores agirem de modo incompatível com a cultura e com os valores do seu laboratório é ter um código claro.

Porém, é necessário que todos assinem um termo que conste a aceitação formal de cada um — afirmando que estão de acordo com as normas previstas no código de conduta. Assim, os funcionários que não as seguir, ficarão sujeitos às penalidades previstas na CLT.

Já para os terceirizados, a recomendação é adicionar uma cláusula no contrato de prestação de serviços constando que o mesmo aceita todos os termos do código e que, caso não os cumpra, serão submetidos à pena de multa ou até mesmo suspensão do contrato.

Crie um departamento de compliance

É imprescindível criar um departamento de compliance, onde seja possível tirar dúvidas, fiscalizar todas as operações do laboratório e verificar possíveis denúncias de corrupção. Após a Lei Anticorrupção, as empresas se viram na obrigação de aprimorar os controles internos, a fim de não serem multadas.

Muitos laboratórios começam um departamento de compliance com os colaboradores já contratados — um sendo do RH para formular um manual de conduta a ser seguido e treinar a equipe, e outro da área jurídica, a fim de analisar possíveis medidas que precisem ser tomadas.

Para que esse departamento obtenha sucesso em suas investigações e análises, é de suma importância o arquivamento da documentação de processos e a organização de todos os dados e informações das transações feitas dentro do laboratório.

Para tal, é preciso um bom software de gestão para facilitar o trabalho e reduzir os erros na hora da busca. É aí que você pode contar com a ajuda da Unilab, que tem um software com um excelente custo x benefício, que fornece segurança e poupa tempo.

Mantenha sua equipe atualizada e treinada

O código de conduta deve valer para os colaboradores, gestores, fornecedores e terceirizados. É importante que todos estejam cientes que práticas erradas não serão toleradas no laboratório.

É essencial que, ao menos uma vez por ano, todos os colaboradores passem por um curso de reciclagem e treinamento, para relembrarem os tópicos mais importantes da política de compliance, além de tirar dúvidas. No treinamento, é importante utilizar como exemplo as situações reais do laboratório — porém é recomendável não citar envolvidos.

A finalidade da reciclagem é encontrar o erro e mostrar como esse tipo de situação deve ser conduzido pelos gestores e funcionários.

Em síntese, a política de compliance só terá sucesso se todos os colaboradores acreditarem que ela está de fato funcionando. Por esse motivo, é importante mostrar, ao menos uma vez por ano, os resultados positivos que essa política tem trazido para o laboratório ao descobrir as irregularidades.

Agora que você já sabe o que é compliance e como manter em seu laboratório, já pode entrar em contato conosco e conhecer nossos serviços. Basta acessar nossa página!

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