Para muitos gestores de laboratórios, o preço de venda de um exame é definido com base apenas no mercado, em cálculos simplificados de custos de produção ou em negociações com convênios. Mas você já parou para calcular, com precisão, quanto realmente custa realizar cada exame? Esse conhecimento é essencial para uma precificação estratégica, sustentável e lucrativa.
Mesmo laboratórios bem organizados podem negligenciar custos que, embora não aparentes, impactam diretamente a lucratividade. Que tal explorar os elementos que precisam ser levados em conta para uma visão clara dos custos reais de cada exame — e como os sistemas do Unilab podem ser aliados fundamentais nesse processo? Segue com a gente!
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Mapear TODOS os custos da realização do exame é essencial!
O primeiro passo para uma precificação eficiente é conhecer detalhadamente os custos:
- Custos diretos: insumos laboratoriais, reagentes, tubos de coleta, etiquetas, luvas, EPIs e a mão de obra técnica envolvida em cada etapa do processo.
- Custos indiretos: energia elétrica, água, aluguel, salários administrativos, manutenção de equipamentos, limpeza, telefonia.
- Despesas operacionais variáveis: transporte de amostras, comissões comerciais, gastos com kits em exames sob demanda.
- Desperdícios e retrabalho: erros operacionais que exigem refação de exames ou descarte de insumos.
- Custo de capital imobilizado: investimentos em equipamentos que precisam ser diluídos ao longo do tempo em cada exame realizado.
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Com todos esses elementos mapeados, você começa a enxergar os “gargalos invisíveis” que afetam a saúde financeira do laboratório.
Atenção aos custos embutidos que passam despercebidos!
Alguns custos são negligenciados simplesmente porque não são visíveis no dia a dia. É o caso de:
- Horas ociosas de colaboradores: períodos em que equipamentos e profissionais estão disponíveis, mas não produtivos.
- Manutenção corretiva não planejada: o custo de consertos emergenciais é maior do que o da prevenção.
- Insumos vencidos ou mal armazenados: perdas recorrentes que somam valores expressivos ao final do mês.
- Retrabalho por falhas humanas ou técnicas: cada exame refeito custa em dobro e consome tempo da equipe.
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Identificar esses pontos exige dados organizados, baseados em monitoramentos operacionais, financeiros e administrativos, de preferência em um único ambiente. Mas compilar todas essas informações manualmente, além de ser um investimento impraticável de tempo, pode dar margem a imprecisões.
Para precificar com segurança, o gestor necessita de dados precisos.
Essa abordagem fortalece a sustentabilidade do laboratório no longo prazo, ao evitar decisões baseadas apenas em intuição ou na concorrência. Com todos os custos levantados e perfeitamente monitorados, o gestor passa a ter dados objetivos para:
- Definir preços justos e competitivos.
- Negociar com convênios com base em margens reais.
- Investir com clareza em novos exames e tecnologias.
- Interromper exames deficitários ou buscar formas de otimizá-los.
Tecnologia é indispensável para mensurar custos com precisão!
O sistema Unilab oferece uma plataforma de gestão laboratorial robusta e não apenas voltada com exclusividade para o universo laboratorial, mas também para a realidade dos laboratórios brasileiros, seja qual for seu porte. Por isso, está em permanente desenvolvimento de novos produtos e aprimoramento das ferramentas já oferecidas.
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Módulo de Gerenciamento Financeiro
Esta ferramenta do Unilab oferece uma visão estruturada e detalhada da saúde financeira do laboratório, através de um conjunto completo de recursos que potencializa a precificação assertiva dos exames. Com o fluxo de caixa em formato de calendário, o gestor visualiza com clareza todas as entradas e saídas, facilitando o planejamento financeiro. Os relatórios de custo e produção em tempo real, organizados por setor ou unidade, permitem identificar os exames que consomem mais recursos e ajustar os preços conforme a complexidade operacional.
Já a integração automática com faturamento, caixa, cartões e bancos assegura que nenhuma movimentação fique de fora da análise de rentabilidade, e os demonstrativos de resultados por competência trazem uma visão estratégica do desempenho financeiro, enquanto o lançamento de notas fiscais com exportação automática para contas a pagar e estoque garante maior controle sobre os custos indiretos.
Além disso, gráficos intuitivos ajudam na tomada de decisão com base em dados claros e visuais. O sistema oferece controle detalhado de custos por exame e por centro de custo, essencial para saber exatamente quanto cada serviço representa no orçamento. E com as análises em tempo real da margem de contribuição por convênio e ponto de equilíbrio, o gestor pode precificar de forma inteligente, alinhando sustentabilidade financeira e competitividade de mercado. Assim, é possível:
- Elaborar o plano orçamentário anual e mensal, com metas específicas por centro de custo e categoria.
- Comparar valores previstos x realizados em tempo real, com alertas para desvios.
- Gerar relatórios gerenciais e indicadores como margem de contribuição, lucratividade e ponto de equilíbrio.
- Acompanhar despesas fixas e variáveis com a precisão necessária para decisões estratégicas.
Vale destacar a importância do Controle por Centro de Custo, que permite ao gestor distribuir e classificar todas as despesas conforme diferentes setores ou tipos de exame. Isso possibilita:
- Avaliar o desempenho financeiro de áreas como coleta, triagem, bioquímica, microbiologia, entre outras.
- Identificar quais exames estão onerando mais recursos, mesmo que sejam altamente solicitados.
- Direcionar investimentos para áreas com melhor retorno.
- Facilitar auditorias internas e a prestação de contas aos sócios ou investidores.
Essa visão setorizada ajuda a entender que nem todo exame realizado traz lucro, e alguns deles podem estar sendo oferecidos abaixo do custo real.
Como os módulos VendAI, Soroteca e Controle de Estoque também melhoram a precificação correta?
O VendAI, módulo de inteligência comercial, permite analisar em tempo real a performance de convênios, unidades, serviços e também dos atendentes nas vendas. Ele fornece indicadores como volume de exames vendidos, ticket médio, taxa de conversão e lucratividade por cliente ou colaborador. Com esses dados, o gestor pode identificar quais contratos estão abaixo do ideal de rentabilidade e também quais profissionais têm melhor desempenho na oferta de exames particulares ou pacotes, ajustando estratégias comerciais com base em evidências concretas — e não em percepções subjetivas.
Já o módulo de Soroteca melhora o aproveitamento de amostras, reduzindo a necessidade de nova coleta e otimizando o uso de insumos — fatores que impactam diretamente nos custos operacionais.
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Por fim, o Controle de Estoque automatiza a gestão de insumos e materiais, permitindo rastrear com exatidão o consumo por tipo de exame. Isso evita desperdícios, rupturas e perdas por vencimento, além de ajudar a calcular o custo real de cada exame com base no uso efetivo de recursos. A combinação desses módulos com o gerenciamento financeiro forma uma base robusta para decisões de precificação mais seguras e sustentáveis.
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Análise de custos e precificação estratégica começa com gestão inteligente!
Saber quanto custa cada exame realizado vai muito além de levantar o preço dos reagentes. Envolve uma visão completa, integrada e estratégica do negócio. E para isso, o sistema Unilab é um aliado poderoso. Com ele, o gestor laboratorial passa a enxergar com clareza onde está perdendo dinheiro, quais áreas são mais lucrativas, e como precificar cada serviço com segurança e sustentabilidade.
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